Cahier des charges du besoin de la sociéte Stand’Art¶
Contexte¶
La société Stand’Art possède un service qualité dont l’objectif est de définir les procédures qualités et de veiller à leur application au sein de l’entreprise.
Ainsi les documents sous assurance qualité sont visés par ce service qui leur attribut un numéro unique de document, un numéro de version et diverses informations. Le service a aussi en charge de conserver un exemplaire papier signé par les différentes autorités.
Il serait très pratique de pouvoir accéder à une version électronique des ces documents sans « déranger » systématiquement les membres du service qualité.
En conséquence, le présent document établit le cahier des charges de ce besoin.
Il a été décidé de personnaliser le site Plone déjà utilisé par la société pour gérer les documents sous assurance qualité.
En conséquence, ce cahier des charges est orienté Plone, dans un cas classique il serait neutre et il ne serait pas fait référence à une solution technique ni théoriquement à une quelconque solution de stockage des données (SQL ou autres).
Ce cahier des charges décrit le fonctionnement attendu, pour être le plus clair possible, il est rédigé au présent comme si le système répondait déjà au besoin. Ceci permet de supprimer tout conditionnel, adverbe et adjectif risquant d’être interpréter comme « optionnel » par le prestataire.
Objectif¶
L’objectif est de stocker dans Plone les documents sous assurance qualité gérés par le service Qualité (SQ) de la Société Industrielle Stand’Art.
Ainsi, on supplée électroniquement au processus suivant :
- Un exemplaire papier de chaque document est stocké signé au service qualité ou directement au service responsable du document.
- Les services destinataires reçoivent une copie papier du document.
Volumes¶
Nombre de documents gérés dans le système qualité : 1200
1000 mots-clés (500 obsolètes)
100 destinataires
Les États¶
Brouillon : créé par l’auteur ou par le SQ.
SoumisAuSQ : l’auteur attend le visa du SQ qui attribuera le numéro unique et changera l’état du document.
SoumisALAuteur : l’auteur valide les saisies du SQ avant publication et réalise la transition d’état.
En attente : document validé mais non publié.
Publié : document validé et consultable par les destinataires.
Archivé : document obsolète, seulement consultable par le SQ et l’auteur.
Il peut être possible de déplacer le document dans un répertoire visible seulement par le SQ.
Les autorisations¶
Il valide le document avant diffusion.
Les conteneurs possèdent une liste des services et personnes destinataires habilitées à consulter le document.
Les personnes du SQ peuvent mettre à jour l’ensemble des documents.
La gestion des documents¶
Les documents sont créés dans un dossier où ils sont triés par numéro et par nom.
Il est possible de rechercher un document par son titre.
Le SQ crée le conteneur du document afin d’en saisir le numéro unique et autres informations.
L’auteur du document y ajoute la pièce jointe.
Les conteneurs sont des instances du type “DocAq” dont l’un des attributs reçoit la pièce jointe qui est sous assurance qualité.
Chaque document a une date d’échéance.
Avant cette date, l’auteur du document est alerté par courriel et par liste de modération qu’il doit vérifier l’actualité du document. Valider le document fait évoluer la date d’échéance.
Les destinataires ne peuvent que consulter le document et émettre des commentaires.
Chaque modification du document entraîne un changement de version.
Les anciennes versions sont consultables.
Le portail prévient les destinataires par courriel et à travers la liste de modération de la disponibilité des nouvelles versions des documents.
Le responsable du SQ connaît à tout moment la liste des documents qui sont arrivés à échéance.
Les écrans de consultation existants¶
CONSULTATION DES DOCUMENTS Le : 30/03/10
à : 12:08:57
Type de Document : PROCEDURE N° du document : 5 N° de version : 12
Options : 5=affichage affectations
=============================================================================
= code = Libelle Sociétés concernées =
=============================================================================
= 002 = S.I.S. =
= 008 = Stand'Art INTERNATIONAL =
=============================================================================
= Code = Libelle service destinataire =
=============================================================================
= 991 = TOUS SERV TOUS SERVICES =
=============================================================================
= Option = Code = Libelle fonction destinataire =
=============================================================================
= = 002 = RESP STOCK =
= = 003 = RESP EMBALLAGE +
=============================================================================
| Données | Description | Remarque |
| Sociétés concernées | Périmètre du document | 1 ou plusieurs sociétés. |
| Services destinataires | Liste des services qui seront en copie | |
| Fonctions destinataires | 1 fonction = 1 ou plusieurs personnes | 1 fonction a une date de début et une date de fin |
CONSULTATION DES DOCUMENTS Le : 30/03/10
à : 12:09:55
Type de Document : PROCEDURE N° de document : 5 N° de version : 12
Mots-clés: RECLAMATION NON CONFORME
Titre : TRAITEMENT DES RECLAMATIONS CLIENTS
Objet : DEFINIR LE CIRCUIT DES INFORMATIONS ET LES RESPONSABILITES POUR UN
TRAITEMENT DES RECLAMATIONS CLIENTS DANS LES MEILLEURS DELAIS
Date Effet : 02 / 12 / 20 03 Serv.Emet. : 035 SQ
Annule : P 5 V11 N°: du 10 / 10 / 20 02
| Données | Description | Longueur | Remarque |
| Type de document | Famille du document | code 3 car, lib 30 car | |
| N° de document | N° du document | Num | Il s’agit d’un incrément associé à chaque type de document |
| N° version | Numéro de version du document | Num | A chaque révision, un numéro est attribué |
| Titre | Titre du document | 120 car | |
| Objet | Description | 250 car | |
| Mots-clés | 7 mots-clés possibles choisis à partir d’une même liste | 15 car | Il y a 1000 mots-clés. 500 à fusionner. |
| Date effet | Date d’entrée en vigueur du document | Date | Aucune règle particulière sur cette date |
| Annule | Document et version remplacée |
Type de Document : PROCEDURE N° du document : 5 N° de version : 12
Initiales auteur : PPJ
Fonction auteur : 327 RESP AQ SIS
Date échéance : 02 / 12 / 20 05
Stockage du document :
Nbre de pages : 3 Nbre d exemplaires : 15
Type Stockage : DD DISQUE DUR
Format Support :
Densité Support :
Lieu Stockage :
Service : 035 SQ SIS
Initiales responsable :BT
Validation: O (O=Oui/N=Non)
| Données | Description | Longueur | Remarque |
| Initiales auteur | Responsable du document | ||
| Fonction auteur | Num | Non utilisée | |
| Date échéance | Date à laquelle le document doit être validé à nouveau | Date | En général tous les 2 ans. Le SQ saisit une période qui sert au calcul de la prochaine échéance. |
| Validation | Lorsque le document arrive à échéance, il doit être validé à nouveau, la date d’échéance est alors mise à jour | O/N |
Analyse et conception¶
Comme tout cahier des charges une première étape dite de spécification permet de préciser ce qui va être réalisé.
Le but est de lever les imprécisions de l’expression des besoins et donc de permettre la conception.
Pour cela, nous réalisons des scénarios d’utilisations du futur développement.
Ceci a deux intérêts :
- Reformuler permet de vérifier que nous avons bien compris ;
- Les détails fonctionnels précisent ce qui va être livré.
Un fois écrits, les scénarios sont soumis au client qui les commente. Le prestataire tient compte des remarques et lui soumet à nouveaux les scénarios corrigés, jusqu’à ce qu’ils soient stables.
Les navettes entre le prestataire et le client sont inévitables, car le sujet est abstrait, et le client perçoit son besoin d’un point de vue métier contrairement au prestataire qui le voit d’un point de vue technique.
Toutefois, et par expérience, cette étape n’est pas suffisante, car souvent le client a besoin d’être en face du système pour « préciser » son besoin. Il faut alors développer des parties de la solution et la soumettre au client le plus tôt possible.
Il devient alors inutile de vouloir détailler les scénarios dés le début puisque le besoin change tout au long de la réalisation.
La seule façon de gérer ces projets et d’utiliser une méthode agile comme « scrum », où les scénarios sont détaillés au fur et à mesure de leur implémentations.
Scénarios¶
Dépôt d’un document sous assurance qualité¶
Scénario avec délégation¶
- Un membre du service qualité (SQ) se connecte au portail et s’authentifie.
- Le portail identifie le membre comme faisant partie du service qualité.
- Le membre du SQ navigue jusqu’au répertoire des documents sous assurance qualité.
- Il crée un conteneur de document.
- Il remplit les champs d’informations.
- Et associe à ce conteneur un auteur du document.
- Puis, il associe un document au conteneur.
- Le SQ change l’état du conteneur et attend le visa de l’auteur.
- L’auteur est prévenu par mail et par liste de modération.
- Il vérifie alors l’adéquation du document avec sa version.
- Et valide le conteneur.
- Le document est publié.
- Le membre du SQ est notifié de la publication.
Scénario sans délégation¶
Ce scénario reprend les étapes du scénario précédent jusqu’à l’étape 6 comprise.
- Le membre associe à ce conteneur un auteur du document.
- Il change l’état du conteneur.
- L’auteur est averti par courriel et par liste de modération de la nécessité de joindre le document.
- Il ajoute au conteneur en pièce jointe son document.
- Et soumet le conteneur pour validation.
- Le service SQ est notifié par mail et par la liste de modération.
- L’un des membres du SQ vérifie et publie.
Remarques :
Nous n’avons traité ici que deux scénarios, sans parler des cas alternatifs ou du traitement des erreurs. Nous n’avons pas non plus précisé les pré-conditions et ressources liées. Ceci afin de ne pas alourdir la formation.
Acteurs¶
Les membres du SQ, nous proposons de les gérer à travers un groupe.
L’auteur du document, cela peut être n’importe quel membre du portail.
Les données¶
Nous allons créer un conteneur contenant les champs suivants :
Sociétés concernées : liste de groupe à sélection multiple dont les choix sont calculés dynamiquement.
Services destinataires : liste de groupe à sélection multiple.
Fonctions destinataires : liste d’items à sélection multiple.
Type de document : Champ de saisie avec vérification sur la taille et la forme, pourra être recherché.
N° de document : Entier avec validation sur l’unicité, pourra être recherché.
N° version : Entier automatique,
Titre : Le titre du document inférieur à 120 caractères.
Objet : Description inférieure à 250 caractères.
Mots-clés : Sélection multiple, et définition de 1000 mot clé avec fusion de 500 à prévoir.
Date effet : Champ date de visibilité du document.
Annule : Référence vers un autre conteneur de document.
Auteur : Champ de sélection permettant de choisir le membre considéré comme l’auteur du document du conteneur.
Date échéance : Date permettant de gérer la validation à nouveau.
Période de validité : Champ numérique.
État de validité : Booléen indiquant si le document doit être revue ou non.
Les Vues et actions¶
Nous allons retrouver ici les informations du conteneur présentées par des vues correspondant aux vues du cahier des charges.
Vue « Consultation des documents »¶
On y retrouve les champs « sociétés concernées », « Services destinataires », « Fonctions destinataires ».
Vue « Consultation du Document »¶
En plus des champs, ajoute automatiquement les champs suivants issus des informations concernant l’auteur :
Initiales auteur.
Fonction auteur.
Et permet aux personnes habilitées de valider à nouveau le document.
Les États¶
Brouillon : créé par l’auteur ou par le SQ.
SoumisAuSQ : l’auteur attend le visa du SQ qui attribuera le numéro unique.
SoumisALAuteur : l’auteur valide les saisies du SQ avant publication.
En attente : document validé mais non publié.
Publié : document validé et consultable par les destinataires.
Archivé : document obsolète, seulement consultable par le SQ et l’auteur.
Le workflow¶
Le workflow est modélisé en utilisant le diagramme d’états transitions d’UML.
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